Definisi Sistem Penjualan Barang dan Unsurnya

Dalam melakukan aktifitas penjualan barang, Perusahaan penghasil barang masal yang mempunyai area penjualan yang luas tidak akan bisa lepas dari yang namanya team penjualan dan team pendukung penjualan. Team akan terdiri dari beberapa oarang atau bagian yang dalam proses kerjanya akan saling terkait dan saling mendukung untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kalau membaca sedikit uraian diatas,  Kita telah melihat adanya
suatu sistem penjualan. 

Pengertian Sistem penjualan adalah :  Sekelompok unsur atau bagian yang saling berhubungan dan berfungsi secara bersama- sama sesuai tugas masing- masing untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Berikut contoh beberapa unsur atau bagian dalam sistem penjualan barang pada suatu perusahaan:

1. Tenaga penjual ( Sales )
2. Bagian pengelola order
3. Pengelola barang ( Gudang Barang Jadi )
4. Bagian pengelola piutang ( Bagian piutang )
5. Bagian pengelola keuangan ( Bagian keuangan )

Dan untuk elemen atau bagian dalam sistem penjualan dari masing- masing perusahaan mungkin tidak akan sama. Hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi yang berbeda- beda anatara perusahaan satu dengan yang lainnya. Mungkin ada perusahaan yang memasukkan unsur atau bagian kendaraan dalam sistem penjualannya, Karena bagian kendaraan atau transport akan sangat mempengaruhi kecepatan pengiriman barang, Dan ini akan menghasilkan informasi tentang berapa lama barang bisa sampai kepada toko relasi yang sudah melakukan order.

Berikut ini akan memerangkan hubungan antar unsur atau elemen dari unsur atau bagian diatas:

Pertama adalah tenaga penjualan:

Sesuai tugas dan fungsinya, Seorang penjual akan menawarkan produk agar terjadi penjualan. Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan bagian pengelola order, Tenaga penjual akan melakukan order barang kebagian pengelola order.
2. Dengan bagian pengelola piutang, Tenaga penjual akan meminta nota guna penagihan dan menyerahkan nota hasil penjualan serta informasi piutang yang kaitannya dengan masing-masing relasi, Termasuk menyerahkan dokumen yang berhubungan dengan pemayaran relasi.
3. Dengan bagian gudang, Akan mengambil barang untuk dibawa. Ini bisa berupa sampel produk sesuai dengan yang sudah diorder kepengelola order. atau menyerahkan retur barang yang dibawanya.
4. Dengan bagian pengelola keuangan, Tenaga penjual akan mengajukan biaya kerja lapangan melalui petugas yang berwenang untuk mengeluarkan uang, misal kasir. ( sesuai anggaran yang sudah ditetapkan menejemen) Serta menyerahkan uang hasil tagihan.

Kedua adalah bagian Pengelola order:

Sesuai tugas dan fungsinya, Bagian  pengelola order akan melakukan pengelolaan terhadap order yang masuk dari tenaga penjual. Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan tenaga penjual, Pengelola order akan menerima order dari tenaga penjual serta catatan- catatan khusus jika ada.
2. Dengan bagian pengelola piutang, Pengelola order akan meminta informasi mengenai plafon piutang dari relasi yang diorderkan tenaga penjual. Hal ini untuk menentukan jumlah order maksimal.
3. Dengan bagian pengelola barang, Pengelola order akan menyampaikan order dari tenaga penjual sekaligus menjelaskan jika ada catatan-catatan khusus.
4. Dengan bagian Pengelola keuangan ( Kasir ), Mangambil biaya- biaya tertentu sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan.

Bagian pengelola barang ( Gudang Barang Jadi ):

Sesuai tugas dan fungsinya, Bagian pengelola barang akan mengelola keluar masuk barang. Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan tenaga penjual, Bagian gudang barang jadi akan menyiapkan barang yang akan dibawa tenaga penjual, Serta melakukan proses serah terima barang. ini juga bisa berupa barang sampel atau barang retur dari toko yang dibawa tenaga penjual.
2. Dengan bagian pengelola order, Bagian gudang akan menerima dan memproses order yang diserahkan pengelola order.
3. Dengan bagian pengelola piutang, Akan menyerahkan nota jual tidak langsung dan nota retur barang untuk dilakukan pencatatan dan selanjutnya disimpan.
4. Dengan bagian pengelola keuangan, Bagian gudang akan mengambil uang, misal untuk biaya expedisi khusus.

Bagian pengelola Piutang:

Sesuai tugas dan fungsinya, Bagian pengelola piutang akan mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan piutang yang timbul dari penjualan barang. Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan tenaga penjual, Bagian pengelola piutang akan menerima nota dari hasil penjualan dan menyerahkan nota guna penagihan kerelasi. Selain itu Bagian pengelola piutang juga akan memberikan informasi yang berhubungan dengan piutang masing- masing relasi. Selain itu juga menerima dokumen yang berhubungan dengan pembayaran relasi.
2. Dengan bagian pengelola order, Bagian pengelola piutang akan memberikan keterangan pada order yang dibuat pengelola order seputar piutang dan reputasi relasi bersangkutan, misal plafon piutang.
3. Dengan bagian gudang, Bagian pengelola piutang akan menerima nota asli order tidak langsung, maupun nota yang berhubungan dengan retur barang.
4. Dengan bagian keuangan, Bagian pengelola piutang secara berkala akan melakukan pencocokan pembayaran masuk dari tenaga penjual.

Bagian pengelola keuangan:

Melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan keluar masuk uang dari keempat unsur atau bagian diatas, Serta melakukan pencocokan hasil penagihan tenaga penjual denganpengelola piutang.

Dalam sistem penjualan, unsur dalam sistem akan bekerja bersama guna mencari calon pembeli dengan tujuan terjadi transaksi penjualan untuk selanjutnya akan dikelola oleh unsur diatas. Berikut adalah beberapa transaksi penjualan untuk produk pakaian, dimana produsen melakukan penjualan ketoko pengecer atau grosir ( Saluran Distribusi barang yang tepat ).

Transaksi penjualan yang sering saya jumpai saat dilapangan, Khususnya untuk produk pakaian antara lain:

1. Transaksi penjualan putus.( Pengertian transaksi putus dan penerapannya )
2. Transaksi penjualan putus Bantu.( Pengertian Transaksi putus bantu dan pelaksanaannya )
3. Transaksi penjualan konsinyasi. ( Pengertian penjualan konsinyasi dan pelaksanaannya )
4. Transaksi penjualan semi konsinyasi. ( Pengertian penjualalan semi konsinyasi dan penerapannya )

Dan untuk penulisan artikel berikutnya saya akan membahas empat transaksi penjualan diatas, Meliputi Pengertian dari masing- masing transaksi penjualan, Perbedaan dari masing- masing transaksi penjualan, Kelebihan dan kekurangan masing- masing transaksi bagi produsen atau pemasok barang, dan Pemilihan transaksi mana yang tepat bagi produsen.

Marketing dan penjualan dihalaman G+